gazya.ru страница 1
скачать файл

УТВЕРЖДЕНО

Министр торговли

Республики Беларусь

В.С. Чеканов

30 ноября 2012 г.

Рекомендации по организации
и проведению национальных
выставочных мероприятий за рубежом
I. Общие положения

Основными целями организации национальных выставочных мероприятий за рубежом являются:

экономическая – презентация экспортного потенциала Республики Беларусь путем представления наиболее востребованных на внешних рынках белорусских товаров и услуг, укрепление доверия зарубежных потребителей к товарам, произведенным под брендом «Сделано
в Республике Беларусь», установление партнерских отношений между белорусскими и иностранными субъектами хозяйствования;

политическая – укрепление положительного имиджа Республики Беларусь как динамично развивающегося государства, отражение стремления Республики Беларусь к развитию взаимовыгодного сотрудничества со странами мира с учетом многовекторной направленности белорусской внешней политики, развитие взаимодействия с правительствами и парламентами иностранных государств;

научно-техническая – продвижение белорусских научно-технических разработок на внешние рынки, расширение международной кооперации в области исследований и разработок, обмен опытом между учеными и специалистами, развитие сотрудничества между университетами, продвижение на внешние рынки образовательных услуг;

культурно-информационная – укрепление культурно-исторических связей белорусского народа, поддержка белорусской диаспоры, расширение культурного обмена, повышение информированности международной общественности о культурной жизни и традициях белорусского народа.

Организаторами национальных выставочных мероприятий
за рубежом выступают органы государственного управления, иные государственные организации, подчиненные Правительству Республики Беларусь, облисполкомы (Минский горисполком), Белорусская торгово-промышленная палата.
II. Выбор выставочного оператора

В качестве выставочного оператора определяется организация, имеющая опыт подготовки отраслевых экспозиций на международных специализированных выставках или национальных выставочных мероприятий за рубежом, кандидатура которой рассматривается


на заседании Межведомственного совета по развитию экспорта в ходе согласования проекта Плана национальных выставок (экспозиций) Республики Беларусь.

Выставочный оператор во взаимодействии с загранучреждениями Республики Беларусь в рамках своей компетенции должны оказывать содействие организаторам в решении организационных вопросов, связанных с подготовкой национальной выставки (экспозиции) Республики Беларусь и проведением официальных мероприятий.


III. Выбор места проведения национального выставочного мероприятия за рубежом

При формировании предложений в проект плана национальных выставок (экспозиций) Республики Беларусь за рубежом на очередной календарный год министерствам, комитетам, концернам, облисполкомам (Минскому горисполкому), Белорусской торгово-промышленной палате необходимо уделять особое внимание месту проведения национального выставочного мероприятия, которым должен быть крупный региональный экономический центр либо масштабное международное выставочное мероприятие.

Немаловажным фактором при выборе места проведения национального выставочного мероприятия за рубежом является необходимость сохранения и укрепления белорусских позиций
на традиционных рынках сбыта отечественной продукции, продвижения товаров и услуг в новые регионы, а также на рынки, где присутствует наша продукция, но потенциал белорусского экспорта намного превышает объемы сегодняшних поставок.
IV. Подготовка и проведение национального выставочного мероприятия за рубежом

В целях достижения наибольшего политического и экономического эффекта от организации национальных выставочных мероприятий


за рубежом необходимо учитывать предварительные сроки визитов официальных белорусских делегаций на высшем или высоком уровне.

При организации национальных выставочных мероприятий


за рубежом, посещение которых запланировано белорусскими официальными делегациями на высшем или высоком уровне, целесообразно создание организационных комитетов по их подготовке.

В процессе подготовки национального выставочного мероприятия особую роль следует отводить предвыставочной рекламно-информационной кампании, которая позволяет проинформировать заинтересованные организации об участии белорусских компаний


в работе выставки (экспозиции), привлечь внимание к мероприятию максимально возможное количество посетителей-специалистов.

Рекламно-информационная кампания может включать следующие мероприятия:

освещение в белорусских СМИ хода подготовки и проведения выставок (экспозиций);

размещение информации о выставочных мероприятиях на Интернет сайтах белорусских организаторов, выставочных операторов, экспонентов, загранучреждений Республики Беларусь за рубежом, организаций-партнеров в странах проведения мероприятий;

публикация интервью и статей сотрудников загранучреждений Республики Беларусь в СМИ стран пребывания;

пресс-конференции с участием СМИ стран проведения выставочных мероприятий;

размещение рекламы в печатных и Интернет-изданиях, на радио
и телевидении;

размещение наружной рекламы в городах проведения мероприятий, включая общественный транспорт, места массового скопления народа (деловая часть города, зоны отдыха и др.);

подготовка тематических выпусков белорусских журналов и/или газет для распространения на выставке (экспозиции);

рассылка пресс-релизов и приглашений на выставку (экспозицию) представителям государственных органов и деловых кругов, СМИ


и дипломатических миссий государств, аккредитованных на территории страны проведения мероприятия;

приглашение потенциальных партнеров на стенды компаний посредством прямой рассылки информации целевой аудитории (потенциальные и существующие партнеры и т.п.), а также размещения информации (рекламных текстов и модулей) в каталогах участников выставок и др.

Формирование перечня белорусских участников национального выставочного мероприятия осуществляется на основе анализа текущего состояния взаимного товарооборота со страной его проведения
и тщательной маркетинговой проработки рынка товаров и услуг такой страны, а также перспективы налаживания промышленной кооперации
и привлечения инвестиций.

Специалисты, командируемые для работы на национальных выставочных мероприятиях за рубежом, обязательно должны владеть,


во-первых, исчерпывающей информацией о представляемом предприятии, выпускаемой продукции, ее технических характеристиках, вопросами проведения внешнеторговых операций и заключения контрактов,
а во-вторых, иностранным языком (английским либо страны проведения выставочного мероприятия).

Специалисты, работающие на стенде, должны иметь представительный внешний вид, одеты в едином стиле (возможно


в униформу представляемой организации). Акцент в одежде и аксессуарах должен быть сделан на национальной принадлежности (использование герба, цветов флага) либо фирменном стиле организации (использование логотипа).

В рамках национального выставочного мероприятия должны представляться образцы инновационной продукции, новейшие научно-технические разработки, перспективные технологии и оборудование, высокотехнологичные производства и комплексы различного назначения, программное обеспечение.

При наполнении экспозиции предпочтение отдается действующим экспонатам, особенно имеющим необходимые сертификаты
для реализации в стране проведения национального выставочного мероприятия. Рекомендуется демонстрировать экспонаты в действии,
в случае наличия соответствующих условий.

В ходе организации национального выставочного мероприятия


за рубежом для информирования его посетителей о Республике Беларусь целесообразно создание информационного стенда, в рамках которого представляется мультимедийная презентация, содержащая общую информацию о республике, инвестиционных проектах, условиях ведения бизнеса, экспортном и научно-техническом потенциале, предприятиях-экспортерах, а также осуществляется распространение соответствующих информационных материалов в печатном и/или электронном виде
на иностранных языках.

Для представления экспонатов, которые невозможно доставить


на выставку, в связи с возникшими сложностями технического или экономического характера, предполагается использование электронных презентаций. Стенды таких экспонентов в обязательном порядке должны быть оборудованы мультимедийной аппаратурой, позволяющей транслировать видеоролики и презентации о представляемом предприятии, выпускаемой им продукции. Все видео и аудио материалы должны быть подготовлены на русском (для стран СНГ) или английском (языке страны проведения выставочного мероприятия) языках.

Все стенды национального выставочного мероприятия должны быть оформлены в едином стиле. При осуществлении художественного оформления национальной выставки (экспозиции), в обязательном порядке используется символика Республики Беларусь. Фризовые надписи на стендах должны быть выполнены на языке страны проведения выставочного мероприятия либо английском языке.

После определения организаторами и выставочным оператором концепции художественного оформления каждого стенда и формирования плана размещения экспонатов и мультимедийной аппаратуры разрабатывается наглядная модель белорусской экспозиции, созданная при помощи компьютерных технологий, позволяющая получить четкое представление о расположении стендов и их наполнении. Указанная модель рассматривается на заседании оргкомитета, созданного
для подготовки и проведения национального выставочного мероприятия, и согласовывается его председателем.

При подготовке рекламно-информационных материалов, необходимых для распространения на национальных выставочных мероприятиях за рубежом, особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки. Весь рекламно-информационный материал должен содержать логотип и контактные данные компании.


Для свободного распространения среди посетителей выставки желательно издавать небольшой проспект либо флаер, а для вручения потенциальным клиентам – брошюру или каталог, содержащие более детальную информацию.

С целью поддержания имиджа компании на стенде необходимо также наличие сувенирной продукции (календари, шариковые ручки, зажигалки, значки, блокноты, полиэтиленовые или бумажные пакеты


и др.). Сувенирная продукция должна быть функциональной и содержать фирменную символику (логотип и контактную информацию).

Предприятиям и организациям Республики Беларусь, которые могут участвовать в совместных проектах с фирмами и компаниями страны проведения выставочного мероприятия, следует предусматривать организацию презентаций инвестиционных возможностей и проектов


в рамках специализированных семинаров в ходе проведения выставочного мероприятия.

С целью презентации экспортного и инвестиционного потенциала Республики Беларусь во время проведения национальных выставочных мероприятий за рубежом также целесообразна организация сопутствующих конгрессных мероприятий (форумов, конференций, контактно-кооперационных бирж, семинаров и т.д.).

Повышение информированности общественности о культурной жизни и традициях белорусского народа, а также привлечение дополнительного внимания посетителей к национальным выставочным мероприятиям возможно посредством организации культурной программы, предусматривающей выступления профессиональных
и самодеятельных творческих коллективов Республики Беларусь
и белорусской диаспоры в стране пребывания, показы модных коллекций, мини-выставки белорусских художников и/или фотографов.
V. Подведение итогов проведения национального выставочного мероприятия за рубежом

Предварительный результат участия в национальном выставочном мероприятии за рубежом можно определить после завершения ее работы, на основании отчетов командированного персонала.

Информация, собранная персоналом на выставке, позволит проанализировать мнение посетителей о компании, ее продукции, а также обобщить сведения о конкурентах.

Эффективность участия в национальном выставочном мероприятии за рубежом во многом зависит от того, насколько оперативно компания может реагировать на запросы потенциальных клиентов и насколько быстро и грамотно будет отработана клиентская база, сформированная во время работы выставки (экспозиции).

Закрепить приобретенные контакты можно посредством телефонных переговоров, деловой переписки, а также организации деловых встреч
и визитов. Контакты, установленные на выставке, реализуются в среднем в период от 3 до 12 месяцев после проведения мероприятия.

Заключительную оценку об эффективности участия компании


в выставке целесообразно провести через год после окончания работы мероприятия на основании анализа целей участия в выставке
и результатов, достигнутых во время и после ее проведения.
скачать файл



Смотрите также:
Рекомендации по организации и проведению национальных выставочных мероприятий за рубежом
97.57kb.
Рекомендации по организации работы бактериологических лабораторий сельских районных санитарно-эпидемиологических станций с централизацией бактериологических исследований
219.72kb.
«О ситуации в реальном секторе экономики по повышению налогового потенциала предприятий, появлению новых производств, привлечению инвестиций и проведению других мероприятий»
60.56kb.
Методические рекомендации для педагогов по проведению занятий тренингов
597.25kb.
Методические рекомендации по проведению лекционно-практического занятия на тему «Знакомьтесь беспозвоночный мир планеты»
297kb.
Материалы для подготовки к празднованию 20-летия Конституции РФ рекомендации по проведению "Урока России" в начальной школе
149.98kb.
План заседаний Республиканского организационного комитета по подготовке и проведению мероприятий, посвященных 350-летию добровольного вхождения Бурятии в состав Российского государства на 1 полугодие 2010 г. Январь
48.04kb.
Постановление №16/3
60.99kb.
Методические рекомендации по проведению «Уроков семьи и семейных ценностей»
859.46kb.
Методические рекомендации по проведению в общеобразовательных учреждениях Единого урока Памяти, посвященного Великой Победе 9 мая 1945 г и Содружеству Независимых Государств Мы были вместе и победили
379.95kb.
Государства-члены Шанхайской организации сотрудничества /шос/ в последующее десять лет должны наращивать многоплановое сотрудничество и стимулировать развитие национальных экономик
46.71kb.
Приложение 12 Разработано сотрудниками Роспотребнадзора Гигиенические требования к организации работы с персональным компьютером
162.56kb.